タスク管理がうまくいかない人のためのNotion活用術

「できない」を変えるNotionの基本機能

タスク管理に苦手意識を持つ人ほど、シンプルな仕組みからスタートすることが大切です。Notionは、見た目のカスタマイズ性が高く自由度もありますが、基本の機能を押さえておくと無理なく始められます。

まず使いたいのが「データベース機能」です。これはExcelのような表に、自分のタスクをリスト形式で並べて管理できるもの。タスクの内容だけでなく、締切日や担当者、進捗状況なども一緒に記録することができ、項目の追加も自在です。

Notionでは、タスクを「ボード表示（カンバン方式）」「カレンダー表示」「タイムライン表示」などに切り替えることができます。頭の中で整理しきれない予定やタスクを見える化することで、処理の優先順位がぐっと明確になります。

シンプルなToDoリストもブロックで作れるので、まずは1日単位でのタスク管理から始めるのがよいでしょう。

Notionの強みは、ただのタスク管理ツールにとどまらず、「情報の一元化」と「思考の整理」に役立つ点にあります。たとえば、会議の議事録や資料リンク、タスクのメモをひとつのページに集約すれば、「あの情報どこだっけ？」という時間を減らすことができます。

さらに便利なのが、各タスクに「タグ」や「フィルター」を設定できる点です。たとえば「緊急」「今週やること」「チーム用」などで分類しておけば、自分の視点に応じた表示が可能になり、迷いなく作業に入れます。

Notionのページは「リンクドビュー」という仕組みを使って別ページに表示させることもできるため、1つのタスク情報をプロジェクトページや個人ページにそれぞれ表示する、といった連携が可能です。複数の視点を切り替えながら確認できるこの仕組みは、プロジェクト管理においても非常に役立ちます。

仕事の種類が多く、情報の整理が追いつかない人こそ、Notionの柔軟な構造がぴったりなのです。

Notionの魅力のひとつに「テンプレート機能」があります。これは、自分で作成したページや構成を保存しておき、繰り返し使えるようにする機能です。たとえば、「1週間の予定表」「月ごとの振り返り」「日報」などをテンプレート化しておけば、何度も同じ作業を繰り返さずに済みます。

公式が提供しているテンプレートや、ユーザーが公開しているテンプレートも数多くあり、それらをベースにカスタマイズしていくのもおすすめです。中でも、仕事用で人気があるのは「Weekly Agenda」や「Task Tracker」といった日々の作業を整理しやすいものです。

テンプレートは、自分の働き方に合わせて少しずつ手を加えることで、使い勝手が格段によくなります。最初から完璧を目指す必要はなく、「まず使ってみる→使いながら整える」という感覚で取り組むとスムーズです。

自分の思考や仕事の進め方にフィットした形に落とし込めたとき、Notionは単なるツールから頼れる仕事の相棒に変わっていきます。